Налаштування автоматичної розсилки

Налаштувати розсилку звітів можна або на закладці Schedules, або на закладці Reports.

У першому випадку на закладці Schedules натисніть кнопку New report broadcast:

У формі, яка відкриється, виберіть папку, звіт і версію звіту, для якого необхідно створити розсилку:

У другому випадку перейдіть на сторінку Reports і виберіть ту версію звіту, для якої хочете налаштувати автоматичну розсилку. Після цього натисніть на кнопку Mail Broadcast під списком версій:

З’явиться форма для управління розсилкою. Додайте новий запис до списку:

З’явиться ось така форма для визначення налаштувань розсилки:

У вікні Вам будуть доступні наступні параметри:

• Status – статус розсилки;
• Name – назва розсилки (Ви можете задати власне ім’я розсилці або використовувати назву звіту);
• Cube Language – мова куба для розсилки (за замовчуванням використовується мова завдана на кубі);
• Notes – примітка;

Якщо користувачі не мають прав на звіт, який буде розсилатися, то необхідно встановити галочку Ignore user permission.

У вікні на закладці Periods в секції Mode необхідно вибрати один із запропонованих режимів:

а в секції Properties задати дні розсилки і періодичність. Також в нижній лівій частині є можливість розсилати звіти в чітко зазначений час, або кожні кілька годин протягом певного періоду або нескінченно. У правій частині буде вказано опис обраного Вами звіту і перше його спрацьовування.

Наступним етапом буде вибір формату звіту на закладці Format:

На закладці Users ви повинні обрати, яким користувачам і / або ролям відправити звіт на пошту:

Крім того для швидкого пошуку користувачів можна відсортувати в алфавітному порядку:

або відфільтрувати, вибравши конкретного користувача:

або задавши умову:

В такому випадку у списку відобразяться усі користувачі, ім’я яких починається на літеру М.

Далі необхідно на закладці Pages вказати, які саме сторінки буде отримувати користувач:

Серед запропонованих сторінок є сторінки адміністратора, сторінки користувачів і сторінки в спільному доступі. Так само, при розсилці обраного типу сторінок, існує можливість вибору серед них:

Крім того, в поле Search є можливість швидкого пошуку сторінок за назвою:

Закладка Condition дозволить задати певну умову для спрацьовування розсилки:

За замовчуванням умова не задана, що означає, що розсилка спрацьовує завжди. Але ви можете змінити це:

• Unconditional – звіт буде розсилатися завжди;
• Conditional – звіт буде розсилатися при виконанні заданої умови.

Потім задати умову, вибираючи один зі способів:

• MDX – Ви можете самі написати власний MDX натиснувши кнопку «Create»:

• Page – Ви можете створити нову сторінку або використовувати вже наявну. У першому випадку з’явиться вікно, де необхідно вибрати тип сторінки:

В другому випадку – з’явиться вікно:

де пропонується вибір сторінки. В обох випадках після буде відкрита форма редагування сторінки.

Далі пропонується визначити те, що власне буде перевірятися:

• Запит повинен повернути хоча б одну клітку;
• Запит повинен не повернути ні однієї клітини;
• Запит повинен повернути хоча б один елемент на рядках / стовпцях;
• Запит не повинен повертати жодного елемента на рядках / стовпцях.

Звіт буде розсилатися тільки при виконанні вибраної умови.

У адміністратора є можливість вибору того, під яким користувачем робити перевірку умови:

• У контексті поточного користувача (для якого здійснюється розсилка);
• У контексті адміністратора.

Примітка: для того щоб користувач отримав звіт поштою, адреса його електронної пошти повинна бути обов’язково заповнена в його профілі.

Користувачі модуля звітності теж мають можливість додавати свої завдання розсилки звітів. Тільки для користувачів існують обмеження в тому, що вони можуть створювати розсилку тільки на себе, а не на інших користувачів, тому закладка «User» («Отримувачі») у них відсутня.

Для прикладу налаштуємо розсилку так, щоб всі користувачі отримували звіт з ім’ям «Звіт 1» в перший і третій понеділок лютого кожні дві години до шостої години вечора в період з 17/12/2023 по 03/03/2024 в форматі NRP, і тільки таблиці адміністратора Table 1 і Table 2. Для цього введіть дані як на малюнку:

На закладці Periods:

На закладці Format обираємо формат NRP, потім на закладці Users обираємо:

На закладці Pages оберемо необхідні нам таблиці:

На закладці Condition:

Після того як Ви натиснете «OK», в списку розсилки з’явиться новий запис:

Розглянемо приклад, коли існує умова для розсилки пошти. У нас є два користувачі Mike і John, що відповідають за результати продажів продукту Bikes кожен в межах своєї території. Наприклад, Mike відповідає за Канаду, а John – за Австралію. Права їм роздані з обмеженнями, тобто кожен з них, отримує доступ до інформації виключно по своїй території. Припустимо їм необхідно отримати звіт «Падіння продажів» тільки в тому випадку, якщо в їх регіоні падіння мало місце.

Ми хочемо, що б конкретні користувачі (Mike і John) отримували цей звіт по електронній пошті кожного першого числа місяця о 10.00, але тільки в тому випадку, якщо продажу продукту Bikes в їх регіоні впали, в порівнянні з попереднім місяцем. Якщо ж продаж не впав, то звіт відправляти не треба.

Для реалізації поставленого завдання спочатку заповнимо першу закладку General:

на закладці Periods встановлюємо такі параметри:

На закладці Format вказуємо NRP, на закладці Users вказуємо користувачів, які будуть отримувати звіт:

На закладці Pages вказуємо потрібну нам сторінку звіту:

На закладці Condition вибираємо Conditional:

Тепер наша мета – задати умову «якщо падіння продажів мало місце – то надсилай звіт».

Умова буде задаватися шляхом створення звичайної таблиці (як у звичайних звітах). Ця таблиця буде містити фільтр, який буде перевіряти факт падіння продажів. Якщо таблиця буде повертати хоча б один рядок, значить умова виконується, і звіт слід надсилати.

Покажемо, як це налаштовується:

У редакторі сторінки оберемо наступні дані:

на рядках обрана категорія Bikes, а на стовпцях обрана країна Австралія і Канада. Дата лежить в контексті.

Для задання дати рекомендуємо в даному випадку використовувати плаваючий період:

Задамо фільтр:

Цей фільтр залишить рядок тільки в тому випадку, якщо в останньому місяці продажу велосипедів в одній з країн впали в порівнянні з попереднім. Далі записуємо і закриваємо сторінку.

В налаштуваннях розсилки в пункті «What test do» нам необхідно вибрати «Query should return at least one cell» (ми знаємо, що звіт повертає дані тільки в разі, якщо є падіння продажів).

Далі необхідно обрати Current user внизу форми. В цьому випадку запуск перевірки буде відбуватися під обліковим записом користувача, і звіт отримає тільки той користувач, у якого відбулося падіння продажів в його країні:

Після того як Ви натиснете «ОК» в списку розсилки з’явиться новий запис:

Перейдіть на закладку Schedules:

Закладка Schedules працює аналогічно формі розсилок для конкретної версії звіту.

Ця закладка містить такі поля:

• Name – назва звіту;
• Record – період розсилки;
• Next Run – наступне найближчим спрацьовування;
• Status – статус самої розсилки;
• Type – тип файлу розсилки;
• Modified by – ким змінена розсилка;
• By Administrator – ким створена розсилка;
• Folder – назва папки;
• Report – назва звіту;
• Version Number – номер версії звіту.

Закладка Schedules дозволяє відобразити список усіх розсилок або відфільтрувати список за датою та часом: