Настройка автоматической рассылки

Настроить рассылку отчетов можно либо на закладке Schedules,  либо на закладке Reports.

В первом случае на закладке Schedules нажмите кнопку New report broadcast:

В открывшейся форме выберите папку, отчет и версию отчета, для которого необходимо создать рассылку:

Во втором случае перейдите на страницу Reports и выберите ту версию отчета, для которой хотите настроить автоматическую рассылку. После этого нажмите на кнопку Mail Broadcast под списком версий:

Появится форма для управления рассылкой. Добавьте новую запись к списку:

Появится вот такая форма для определения настроек рассылки:

В появившемся окне доступны следующие параметры:

• Status – статус рассылки;
• Name – название рассылки ( Вы можете присвоить личное имя рассылке либо использовать название отчета);
• Cube Language — язык куба для рассылки (поумолчанию используется язык заданый на кубе);
• Notes – примечание;

Если пользователи не имеют прав на рассылаемый отчет, то необходимо установить галочку Ignore user permission.

В появившемся окне на закладке Periods в секции Mode необходимо выбрать один из предложенных режимов:

В секции Properties задать дни рассылки и периодичность. Также в нижней левой части есть возможность рассылать отчеты в четко указанное время, либо каждые несколько часов на протяжение определенного периода или бесконечно. В правой части будет указано описание выбранного Вами отчета и первое его срабатывание.

Следующим этапом будет выбор формата отчета на закладке Format:

На закладке Users вы должны выбрать, каким пользователям и/или ролям отправить отчет на почту:

Кроме того для быстрого поиска пользователей можно отсортировать в алфавитном порядке:

либо отфильтровать, выбрав конкретного пользователя:

или задав условие:

В таком случае в списке отобразяться все позователи, имя которых начинается на букву М.

Далее необходимо на закладке Pages  указать какие именно страницы будет получать пользователь:

Среди предложенных страниц есть страницы администратора, пользовательские и страницы в совместном доступе. Так же, при рассылке выбранного типа страниц, существует возможность выбора среди них:

Кроме того, в поле Search есть возможность быстрого поиска страниц по названию:

Закладка Condition позволит задать определенное условие для срабатывания рассылки:

По умолчанию условие не установлено, что означает, что рассылка срабатывает всегда. Но вы можете поменять это:

• Unconditional – отчет будет рассылаться всегда;
• Conditional – отчет будет рассылаться при выполнении заданого условия.

Затем задать условие выбирая один из способов:

• MDX – Вы можете сами написать собственный MDX нажав кнопку «Create»:

• Page – Вы можете создать или использовать уже имеющуюся. В первом случае появится окно, где необходимо выбрать тип страницы:

Во-втором случае – появится окно:

где предлагается выбор страницы. В обоих случаях в последствии будет открыта форма редактирования страницы.

Дальше предлагается определить то, что собственно будет проверяться:

• Запрос должен вернуть хотя бы одну клетку;
• Запрос должен не вернуть ни одной клетки;
• Запрос должен вернуть хотя бы один элемент на строках/столбцах;
• Запрос не должен возвращать ни одного элемента на строках/столбцах.

Отчет будет рассылаться только при выполнении выбранного условия.

У администратора есть возможность выбора того, под каким пользователем делать проверку условия:

• В контексте текущего пользователя (для которого идет рассылка);
• В контексте администратора.

Примечание: для того чтобы пользователь получил отчет по почте, адрес его электронной почты должен быть обязательно заполнен в его профиле.

Пользователи модуля отчетности тоже имеют возможность добавлять свои задания рассытки отчетов. Только для пользователей существуют ограничения в том, что они могут создавать рассылку только на себя, но не на других пользователей, поэтому закладка «User» («Получатели») у них отсутствует.

Для примера настроем рассылку так, чтобы все пользователи получали отчет с именем «Отчет 1»  в первый и третий понедельник февраля каждые два часа до шести часов вечера в период с 17/12/2023 по 03/03/2024 в формате NRP, и только таблицы администратора Table 1 и Table 2. Для этого введите данные как на рисунке:

На закладке Periods:

На закладке Format выбираем формат NRP,  затем на закладке Users выбираем:

На закладке Pages выберем необходимые нам таблицы:

На закладке Condition:

После того как Вы нажмете «OK», в списке рассылки появится новая запись:

Рассмотрим пример, когда существует условие для рассылки почты. У нас есть два пользователя Mike и  John, отвечающие за результаты продаж продукта Bikes каждый в приделах своей территории. К примеру, Mike  отвечает за Канаду, а John  — за Австралию. Права им розданы с ограничениями, т.е. каждый из них, получает доступ к информации исключительно по своей территории. Допустим им необходимо получить отчет «Падение продаж» только в том случае, если в их регионе падение имело место.

Мы хотим, что бы конкретные пользователи (Mike и John) получали этот отчет по электронной почте каждого первого числа месяца в 10.00, но только в том случае, если продажи продукта Bikes в их регионе упали, по сравнению с предыдущим месяцем.  Если же продажи не упали, то отчет отправлять не надо.

Для реализации поставленной задачи сначала заполним первую закладку General:

на закладке Periods устанавливаем следующие параметры:

На закладке Format указываем NRP, на закладке Users указываем пользователей, которые будут получать отчет:

На закладке Pages указываем нужную нам страницу отчета:

На закладке Condition выбираем Conditional:

Теперь наша цель – задать условие  «если падение продаж имело место – то высылай отчет».

Условие будет задаваться путем создание обычной таблицы (как в обычных отчетах). Эта таблица будет содержать фильтр, проверяющий факт падения продаж.  Если таблица будет возвращать хотя бы одну строку, значит  условие выполняется, и отчет надо высылать.

Покажем, как это настраивается:

В редакторе страницы выберем следующие данные:

на строках выбрана категория Bikes, а на столбцах выбрана страна Австралия и Канада.  Дата лежит в контексте.

Для задания даты желательно использовать плавающий период:

Зададим фильтр:

Этот фильтр оставит строку только в том случае, если в последнем месяце продажи велосипедов в одной из стран упали по сравнению с предыдущим. Дальше записываем и закрываем страницу.

В настройках рассылки в пункте «What test do» нам необходимо выбрать «Query should return at least one cell» (мы знаем, что отчет возвращает данные только в случае, если есть падение продаж).

Дальше необходимо выбрать Current user внизу формы. В этом случае запуск проверки будет происходить под учеткой пользователя, и отчет получит только тот пользователь, у которого произошло падения продаж в его стране:

После того как Вы нажмете «ОК» в списке рассылки появится новая запись:

Перейдите на закладку Schedules:

Закладка Schedules  работает аналогично форме рассылок для конкретной версии отчета.

Данная закладка содержит следующие поля:

• Name – название отчета;
• Record – период рассылки;
• Next Run – следующее ближайшее срабатывание;
• Status – статус самой рассылки;
• Type – тип файла рассылки;
• Modified by – кем изменена рассылка;
• By Administrator – кем создана рассылка;
• Folder – название папки;
• Report – название отчета;
• Version Number – номер версии отчета.

Закладка Schedules позволяет отобразить список всех рассылок  либо отфильтровать список по дате и времени: