Налаштування автоматичної розсилки

Зі списку звітів виберіть ту версію звіту, для якої хочете налаштувати автоматичну розсилку і натисніть кнопку Розсилка по пошті:

Після цього  в полі, яке з’явиться лівіше, натисніть на кнопку Нова розсилка звіту:

З’явиться ось така форма для визначення налаштувань розсилки:

На закладці Загальні можна визначити статус розсилки (згодом міняти в разі необхідності), задати власну назву розсилці або використовувати назву звіту, вибрати мову куба, а також додати примітку.

У вікні на закладці Періодичність в секції Режим необхідно вибрати один із запропонованих режимів:

У секції Параметри задати дні розсилки і періодичність. Також в нижній лівій частині є можливість розсилати звіти в чітко зазначений час, або кожні кілька годин протягом певного періоду або нескінченно. У правій частині буде вказано опис обраного вами звіту і перше його спрацьовування.

Наступним етапом буде вибір формату звіту на закладці Формат, який Ви будете отримувати:

Також необхідно на закладці Вміст вказати, які саме сторінки звіту будуть відправлені:

Серед запропонованих сторінок, є сторінки адміністратора, сторінки користувача і сторінки зі спільним доступом. При розсилці конкретно обраного типу сторінок, існує можливість вибору серед них:

Крім того, в поле Пошук …, є можливість швидкого пошуку сторінки з певною назвою:

Закладка Умова дозволить задати певну умову для спрацьовування розсилки:

Для цього необхідно спочатку вибрати режим:

• Без умови (розсилка завжди) – звіт буде розсилатися завжди;
• З умовою – звіт буде розсилатися при виконанні заданої умови.

Потім задати умову, вибираючи один із способів:

• написаний вручну MDX (SELECT) – Ви можете самі написати власний MDX натиснувши кнопку Створити

• візуально побудована сторінка – Ви можете створити сторінку або використовувати вже наявну. У першому випадку з’явиться вікно:

де необхідно вибрати тип сторінки.

У другому випадку – з’явиться вікно:

де пропонується вибір сторінки. В обох випадка після цього буде відкрита форма редагування сторінки.

Наступним пунктом буде принцип Як будемо перевіряти:

• запит повинен повернути хоча б одну клітку;
• запит повинен не повернути ні однієї клітини;
• запит повинен повернути хоча б один елемент на рядках / стовпцях;
• запит не повинен повертати жодного елемента на рядках / стовпцях.

Тільки при виконанні умови буде розсилатися звіт.

Для прикладу заповнимо налаштування розсилки так, щоб отримувати звіт з назвою – «Report 1» і приміткою «It’s important», в перший і третій понеділок травня кожні дві години з десятої ранку до шостої години вечора в період з 15/01/2024 по 31 / 01/2024 в форматі NRP, і тільки таблицю адміністратора Map 1. Для цього введіть дані як на малюнку:

На закладці Періодичність:

На закладці Формат вибираємо формат NRP, потім на закладці Вміст вкажіть необхідні сторінки звіту:

На закладці Умова виберемо режим:

Після того як Ви натиснете «ОК» в списку розсилки з’явиться новий запис:

Адміністратор і користувач можуть додавати будь-яку кількість записів в цей список.

Припустимо нам необхідно отримати звіт про падіння продажів тільки в тому випадку, якщо падіння мало місце.

Ми хочемо отримати цей звіт по електронній пошті кожного першого числа місяця о 10.00, але тільки в тому випадку, якщо продаж продукту Bikes у Франції впаде в порівнянні з попереднім місяцем. Якщо ж продаж не впала, то звіт відправляти не треба.

Для реалізації поставленого завдання спочатку заповнимо першу закладку Загальні:

на закладці Періодичність встановлюємо такі параметри:

На закладці Формат вказуємо NRP, на закладці Вміст вказуємо потрібну нам сторінку звіту:

На закладці Умова вибираємо З умовою:

Тепер наша мета – задати умову «якщо падіння продажів мало місце, то надсилай звіт».

Умова буде задаватися шляхом створення звичайної таблиці (як у звичайних звітах). Ця таблиця буде містити фільтр, перевіряючий факт падіння продажів. Якщо таблиця буде повертати хоча б один рядок, значить умова виконується, і звіт треба висилати.

Покажемо, як це налаштовується:

У редакторі сторінки виберемо наступні дані:

де на рядках вибрана категорія товарів Bikes, на стовпцях вибрана країна France, а в показники вкинута міра Reseller Sales Amount Grown %, яка обчислює приріст відсотка продажів по відношенню до попереднього місяця.

Дата лежить в контексті. Для задання дати слід використовувати плаваючий період:

Задамо фільтр:

Цей фільтр залишить рядок тільки в тому випадку, якщо в минулому місяці продажі велосипедів у Франції впали. Далі записуємо і закриваємо сторінку.

В налаштуваннях розсилки в пункті Яку перевірку виконувати нам необхідно вибрати Запит повинен повернути хоча б одну клітку (ми знаємо, що звіт повертає дані тільки в разі, якщо є падіння продажів):

Після того як Ви натиснете «ОК» в списку розсилки з’явиться новий запис:

І тепер розсилка буде приходити тільки в разі виконання заданої умови.