Настройка автоматической рассылки

В списке отчетов выберите ту версию отчета, для которой хотите настроить автоматическую рассылку. После этого нажмите на кнопку Рассылка по почте:

После этого поле, которое появится левее, нажмите на кнопку Новая рассылка отчета:

Появится вот такая форма для определения настроек рассылки:

На закладке Общие можно определить статус рассылки (впоследствии менять в случае необходимости), присвоить личное имя рассылки либо использовать название отчета, выбрать язык куба, а также добавить примечание.

В появившемся окне на закладке Периодичность в секции Режим срабатывания необходимо выбрать один из предложенных режимов:

В секции Параметры задать дни рассылки и периодичность. Также в нижней левой части есть возможность рассылать отчеты в четко указанное время, либо каждые несколько часов на протяжении определенного периода или бесконечно. В правой части будет указано описание выбранного вами отчета и первое его срабатывание.

Следующим этапом будет выбор формата отчета на закладке Формат, который Вы будете получать:

Также необходимо на закладке Содержимое указать, какие именно страницы отчета будут отправлены:

Среди предложенных страниц, есть страницы администратора, пользовательские и предоставленные в совместный доступ. При рассылке конкретно выбранного типа страниц, существует возможность выбора среди них:

Кроме того, в поле Поиск…, есть возможность быстрого поиска страницы с определенным названием:

Закладка Условие позволит задать определенное условие для срабатывания рассылки:

Для этого необходимо сначала выбрать режим:

• безусловный (рассылка всегда) – отчет будет рассылаться всегда;
• с условием – отчет будет рассылаться при выполнении заданного условия.

Затем задать условие, выбирая один из способов:

• написанный вручную MDX (SELECT) – Вы можете сами написать собственный MDX нажав кнопку Создать

• визуально построенная страница – Вы можете создать страницу или использовать уже имеющуюся. В первом случае появится окно:

где необходимо выбрать тип страницы.

Во втором случае – появится окно:

где предлагается выбор страницы. В обоих случаях в последствии будет открыта форма редактирования страницы.

Следующим пунктом будет принцип Как будем проверять:

• запрос должен вернуть хотя бы одну клетку;
• запрос должен не вернуть ни одной клетки;
• запрос должен вернуть хотя бы один элемент на строках/столбцах;
• запрос не должен возвращать ни одного элемента на троках/столбцах.

Только при выполнении условия будет рассылаться отчет.

Для примера заполним настройки рассылки так, чтобы  получать отчет с названием – «Report 1» и примечанием «It’s important»,  в первый и третий понедельник мая каждые два часа с десяти утра до шести часов вечера в период с 15/01/2024 по 31/01/2024 в формате NRP, и только  таблицу администратора Map 1. Для этого введите данные как на рисунке:

На закладке Периодичность:

На закладке Формат выбираем формат NRP,  затем на закладке Содержимое укажите необходимые страницы отчета:

На закладке Условие выберем режим:

После того как Вы нажмете «ОК» в списке рассылки появится новая запись:

Администратор и пользователь могут добавлять любое количество записей в этот список.

Допустим нам необходимо получить отчет про падение продаж только в том случае, если падение имело место.

Мы хотим получить этот отчет по электронной почте каждого первого числа месяца в 10.00, но только в том случае, если продажи продукта Bikes во Франции упали по сравнению с предыдущим месяцем.  Если же продажи не упали, то отчет отправлять не надо.

Для реализации поставленной задачи сначала заполним первую закладку Общие:

на закладке Периодичность устанавливаем следующие параметры:

На закладке Формат указываем NRP, на закладке Содержимое указываем нужную нам страницу отчета:

На закладке Условие выбираем  С условием:

Теперь наша цель – задать условие  «если падение продаж имело место, то высылай отчет».

Условие будет задаваться путем создание обычной таблицы (как в обычных отчетах). Эта таблица будет содержать фильтр, проверяющий факт падения продаж.  Если таблица будет возвращать хотя бы одну строку, значит  условие выполняется, и отчет надо высылать.

Покажем, как это настраивается:

В редакторе страницы выберем следующие данные:

где на строках выбрана категория Bikes, а на столбцах выбрана страна Франция, а в показателях вкинута мера Reseller Sales Amount Grown %, которая вычисляет процентный прирост продаж по отношению к предыдущему месяцу.  Дата лежит в контексте.

Для задания даты следует использовать плавающий период:

Зададим фильтр:

Этот фильтр оставит строку только в том случае, если в минувшем месяце продажи велосипедов во Франции упали. Дальше записываем и закрываем страницу.

В настройках рассылки в пункте Как будем проверять нам необходимо выбрать Запрос должен вернуть хотя бы одну клетку (мы знаем, что отчет возвращает данные только в случае, если есть падение продаж):

После того как Вы нажмете «ОК» в списке рассылки появится новая запись:

И теперь рассылка будет приходить только в случае выполнения заданного условия.